Образовательные проекты часто делают открытые мероприятия для привлечения новой аудитории. В Konvert-е проводились тематические лагеря, курс «Нескучная история», конференция KonverTED. Я хочу проанализировать этот опыт и «посчитать эффективность» подобных встреч.
В первую очередь важно зафиксировать задачи, которые образовательное учреждение планирует реализовать через открытые события. И после проведения – сопоставить с финальным результатом.
Делюсь своим анализом открытой мини-конференции KonverTED, прошедшей в середине октября на площадке школы KONVERT. Мы прошли извилистый путь от замысла до реализации, тем интереснее посмотреть на сухой остаток в итоге.
Этап I: Идея
Она пришла в голову маркетологу школы, Анне Осетровой. В конце сентября в преддверии Дня учителя она предложила провести открытое мероприятие, на котором наши ведущие могли бы выступить и рассказать об особенностях своей работы в формате свободной школы. Дополнительно хотелось привлечь внимание целевой аудитории к нашей факультативной программе, кратко и интересно рассказать ней. Да, к этому моменту уже были задействованы все возможные инструменты (сайт, интернет, соц. сети) и хотелось сделать что-то больше. Я вынесла это предложения на Совет школы и коллектив проголосовал за «Делаем!». Работа пошла.
Этап II: План реализации и «Зачем?»
Мы задумались над форматом открытого мероприятия. Хотелось ярких, нетривиальных выступлений, ведь наши ведущие работают в очень непривычных для педагогов условиях: дети не обязаны к ним приходить по расписанию, в любой момент учащийся может выйти из аудитории. Чем гибче границы, тем больше субъектность: ты, как взрослый, должен в первую очередь для себя понимать, важно и интересно ли другим то, чем собираешься делиться в рамках своей студии. Горишь ли этим, веришь ли самому себе и детям, уважаешь ли их искренний интерес. Это бесценный опыт и мы решили, что важно делиться этим с внешней аудиторией, тем самым популяризируя демократический подход и снимая часть родительских страхов и опасений.
Мы с Анной сформулировали следующие задачи для KonverTED:
- Привлечь новую аудиторию на площадку школы.
- Познакомить внешнюю аудиторию со спецификой обучения в школе KONVERT.
- Освоить новый формат мероприятия.
- Дать импульс ведущим сформулировать особенности своего личного подхода к занятиям в образовательном пространстве с демократичным подходом.
Этап III: Выбор формата
Начали с изучения формата TED и эти особенности выделили для себя, как ключевые:
- Продолжительность выступления не более 20 минут.
- Яркая, эмоциональная подача.
- Содержание выступления опирается на личный опыт или переживание.
- Без продаж и рекламы.
- Юмор для удержания внимания.
- Никакого PowerPoint-караоке J
Решили, что для подготовки нашим ведущим будет кстати помощь профессионального рассказчика (популярное сейчас направление — storytelling). К счастью, нам согласился помочь Георгий Чижов, профессиональный рассказчик, имеющий огромный опыт на разных мероприятиях. Он согласился помочь освоиться с этим стилем всем желающим из нашей команды. Все шло как надо, у будущих спикеров зашевелились сильнее мысли в сторону TEDа, в глазах был огонь и мы стали поджидать от них темы будущих выступлений.
Этап IV: Подготовка
Из нашего коллектива вызвались выступить четверо ведущих: Людмила (студия «Игровое пространство»), Леонид (студия «Естествознание»), Юлия (студия «Гуманиарные науки») и Любовь (студия «ТРИЗ»), наш методист Альвиан и руководитель Варвара, всего 6 человек. Мы запланировали, что на подготовку необходимо не менее 3-х недель и назначили дату мероприятия. Анна запланировала сделать афишу и создать мероприятие в социальных сетях после того, как выступающие сформулируют темы, но не позднее, чем за 2 недели до мероприятия.
Было запланировано 2 подготовительные встречи. На первой Георгий рассказал о специфике формата TED и обсудил с каждым участником возможную тему выступления и ключевые акценты в нём, а я организовала трансляцию в ютубе и запись этого видео для всех временно отсутствующих (можно посмотреть по этой ссылке). Пока мы готовились ко второй встрече-тренингу, где планировалось обсуждение конкретного сценария выступления, один из ведущих и наш методист отказались от планов выступить. И самое ужасное, что выпал наш хэдлайнер Варя, в успехе которого мы были уверены на все сто, ведь именно она имела самый большой опыт такого рода выступлений! Варвара была не уверена, что удастся совместить подготовку к выступлениям на двух мероприятиях одновременно: на KonverTED и на «MamaClubFest».
Мы с Анной сдвинули дату планируемого мероприятия и заморозили страт анонсов, чтобы определиться с точным составом спикеров, т.к. для насыщенной встречи трое выступающих по 15-20 – маловато. Тем временем, подошло время второй подготовительной встречи с Георгием Чижовым. На неё пришло трое ведущих, очень подробно обсудили структуру выступления с каждым, какие шутки использовать, как держать внимание аудитории и т.д.
На следующий день третий ведущий взял самоотвод. План начал трещать по швам, стало очевидно, что внутренний резерв исчерпан. Мы с Анной загрустили и уже почти были готовы сдаться. В «сухом остатке» осталось 2 спикера – это ведущие наших студий: Игротехник Людмила Кухта и историк Юлия Меламед. До мероприятия оставалось 1 неделя…. Все…. Тут можно было бы закончить, или передвинуть мероприятие.
Этап V: Второе дыхание
Мы задумались, получается ли в текущих условиях реализовать те задачи, которые были запланированы. Всё-таки тратить время и усилия на реализацию события, которое не принесёт никакого маркетингового результата школе – не рационально.
Дать импульс для исследования собственного подхода к обучению в демократической школе – это уже вполне случилось с теми ведущими, кто на двух подготовительных занятиях начал готовиться к выступлению, осмысливать собственный опыт. К тому же, с теми ведущими, которые всё-таки планировали выступить, мы договорились, что на основе выступлений они напишут тексты для дальнейшей публикации на информационных ресурсах школы.
Освоить новый формат мероприятия – мы были максимально близки к этой цели. Часть наших ведущих познакомились с ним с точки зрения подготовки выступления, а мы, как организаторы, получили навык содержательной подготовки выступающих и планирования последовательности выступлений для подержания стабильно высокого градуса внимания аудитории.
Две задачи из четырёх – неплохой результат. Посмотрели на оставшиеся две задачи. Привлечь новую аудиторию на нашу площадку – мы ещё не начали реализовывать, т.к. зависли с датой и участниками. Задачу познакомить слушателей с форматом школы – на основе двух уже имеющихся гарантированных выступлений в целом мы её решали. Люся в своём спиче решила поделиться собственным вИдением образа современного преподавателя, а Юля – спецификой изучения своей предметной области в современных реалиях многослойного и многогранного мира с практически неограниченным полем информации.
Этап VI: Поиск оптимальных решений
И тут вспомнилось про наш ценнейший капитал, а именно — родителей школьников Konvert! В этот самый момент за сыном пришла Ольга Сорина и тут «ДЗЫНЬ – сошлись все звезды», ведь Оля- психолог и спикер со стажем, а главное она согласилась помочь! Ну а дальше мысли фонтанировали сами собой и мы с Аней нашли еще одного секретного спикера, имя которого решили не разглашать, и никто, даже члены команды Konvert, не знал нашего «Zorro»!
В итоге, у нас должно быть 4 выступления + время на неформальное общение, чтобы было задать вопросы и обсудить услышанное сразу. Итого – около полутора часов. Так как мы планировали провести встречу в будний день вечером, то затягивать время очень не хотелось. По нашему замыслу гости мероприятия не должны были успеть заскучать.
Этап VII: Продвижение мероприятия
Итак, определившись с составом участником мы «прибили» дату. До неё оставалось две недели, что немного для широкого внешнего анонсирования. Решили сосредоточиться на двух направлениях в анонсировании:
- бумажные носители: флаеры, где KonverTED был в списке мероприятий на месяц и несколько афиш;
- анонсы в соц.сетях: общая публикация о событиях месяца, в том числе KonverTED и создание отдельного мероприятия от имени корневой группы в ВК.
ВК был выбран в качестве основной площадки анонсирования, т.к. там большая группа и много подписок от участников группы на индивидуальное информирование, что позволяет гарантировано донести информацию о планируемом событии. Запланировали таргетированную рекламу с анонсом конкретно KonverTED и персональную рассылку участникам основной группы письма с информацией об октябрьских мероприятиях (и среди них — KonverTED).
Группа мероприятия в ВК была сделано за 10 дней до события, Анна создла яркую афишу встречи. За 7 дней по события наконец смогли начать публикацию тем выступлений в группе. Творческий процесс формулирования тем было не остановить, но усилием воли получилось это сделать со всеми участниками.
После небольшого обсуждения с Анной мы приняли решение для дополнительной интриги личность и тему нашего «Zorro» не раскрывать в афишах и анонсах.
В постах-анонсах мы старались быть лаконичными и придерживаться единой стилистики в текстах и визуальном оформлении (фото в круговой рамке). Формулировки подтверждались у выступающих, старались творчески подходить к переводу темы выступления на «маркетинговый» язык для бОльшего привлечения внимания. Например, в первоначальном замысле планировали взять ключевое слово «зависимость» и темы выступлений строить вокруг него, но в конечном итоге всё преобразовалось следующим образом:
Зависимость образа учителя от времени = > Учитель современности, кто он?
Зависимость формы преподавания Истории от исторического и социального контекстов => Такая невозможная История.
Финальная версия нашей афиши:
Этап VIII: Как всё было на самом деле
На эту встречу мы не делали опцию заявок в ВК-группе, решили не опираться на эти данные. Опыт показывает, что даже при наличии регистраций спрогнозировать, сколько человек придёт, сложно. По информации в ВК-событии, собирались участвовать 21 человек, со статусом «возможно» — ещё 19. Так как значительная часть из них были сотрудниками школы и родителями, то мы рассчитывали, что внешних людей почти не будет и пункт «привлечь внешнюю аудиторию» будет окончательно провален.
Фактически пришло трое членов команды (включая руководителя), трое родителей и четверо внешних людей, ранее не бывавших в школе. Со спикерами (четверо) и организаторами (двое) получилось 16 человек.
Выступления получились. Формат TED, как мы его сформулировали для себя, оказался удачным, не было спада энергии из-за затянувшихся выступлений (возможность предварительного разбора выступления с профессионалом, дал очень хороший эффект!). После каждого выступления сыпались вопросы и комментарии из зала, вспоминались собственные примеры, завязывались обсуждения. Думаю, надо этот опыт повторять и для следующих открытых выступлений.
Эффект «тайного выступающего» тоже сыграл свою роль, наши ведущие были заинтригованы и ждали этого выступления с нетерпением. Темы органично перекликались друг с другом и даже некоторый драматизм финального выступления оказался вполне органичен.
За день до события появился запрос сделать видео-запись выступлений. Мы запустили прямую трансляцию на нашем ютуб-канале, но, к сожалению, школьный wi-fi оказался не очень стабильным, периодически прерывался. Поэтому полноценной трансляции не получилось, записалось лишь часть выступлений. Можно посмотреть по этой ссылке.
Этап IX: Что в сухом остатке
После события мы с Анной подвели итоги, получилось следующее:
- Привлечь новую аудиторию на площадку школы.
Здесь уровень реализации тоже около 50%, т.к. из пришедших новых участников половина – были не наша прямая ЦА (без детей), но заинтересованные нашим подходом к обучению. Варвара с удовольствием пообщалась с ними неформально, без привязки к привычным форматам «День открытых дверей» и «Родительские встречи». - Познакомить внешнюю аудиторию со спецификой обучения в школе KONVERT.
Мы планировали, что из-за небольшого срока широкого анонсирования (10 дней) заинтересовавшихся мероприятием будет 20-25 человек, а придут – человек 7. Фактические цифры оказались вдвое ниже.
Но при этом у нас был дополнительный инфо-повод с таргетированием на иную ЦА (не только семьи с детьми школьного возраста), что стало дополнительным «касанием» для тёплой аудитории. Общий уровень реализации – 50%. - Освоить новый для нас формат мероприятия.
Эта задача состоялась на 100%. Мы подготовились к формату, наши ведущие получили поддержку профессионала в процессе подготовки и мы даже записали «обучающее видео» с рассказом о специфике TED-выступлений (размещено на нашем ютуб-канале). - Дать импульс нашим ведущим сформулировать особенности личного подхода к занятиям в образовательном пространстве с демократичным подходом.
Этот пункт получилось реализовать примерно на 20%. Из 13 постоянных ведущих проявили инициативу и начали обсуждать собственную специфику работы в школе четверо, это 30%. Выступило двое – 15%. Чуть позже была написана статья на основе выступления и опубликована в ВК-группе школы.
Усреднённый показатель реализации поставленных задач – 55%, что мы сочли хорошим результатом. Помимо этого, проведение не совсем стандартных для образовательной организации мероприятий и приглашение в качестве спикеров наших родителей и партнёров соответствует главной особенности нашей школы: открытое и свободное пространство, где каждый может исследовать свой собственный интерес.
